Melhor qualidade nas comunicações - Sagawa Express

Com escritórios sede em Tóquio e Quioto e 18 filiais nas principais cidades do Japão, a necessidade de os funcionários da Sagawa Express viajarem para reuniões era uma questão premente. Desde cerca de 2012, a empresa tem vindo a introduzir as conferências online, o que permite aos funcionários participar remotamente, ao mesmo tempo que reduz as despesas excessivas de viagens de negócios, tempo de viagem, etc. Todas as segundas-feiras de manhã se realiza uma reunião ordinária em toda a empresa, com a participação dos executivos da sede e gestores de sucursais, incluindo os gestores de divisões. Quando a conferência online foi introduzida pela primeira vez, foi principalmente utilizada para a transmissão de informações de um só sentido, tais como relatórios e instruções dos executivos da sede – no entanto, à medida que os empregados se familiarizavam mais com a conferência online, a comunicação bidireccional aumentava, enquanto críticas como "é difícil de ouvir" e "o áudio está a falhar" eram frequentes. Em reuniões à escala da empresa, os gestores dos 428 escritórios de vendas em todo o país assistiam às trocas entre de informação entre executivos da sede e gestores de sucursais (cerca de 50 pessoas) em tablets, e ficou claro que era necessário melhorar a qualidade do áudio das conferências remotas, a fim de transmitir adequadamente a informação para os locais de trabalho. Além disso, à medida que a utilização das conferências online se expandia para além das reuniões a nível da empresa, havia uma escassez crónica de salas de reunião compatíveis, e a empresa precisava urgentemente de as expandir.

Em resposta à pandemia de COVID-19 que atingiu o mundo em 2020, a empresa estabeleceu um objectivo de uma taxa de frequência dos escritórios não superior a 50% quando o estado de emergência do Japão foi declarado e cerca de 830 empregados da sede foram aconselhados a trabalhar a partir de casa. A introdução em toda a empresa do Microsoft Teams, com o objectivo de diversificar e revitalizar as comunicações, foi concluída no final de Março de 2020, e a transição para o trabalho à distância foi alcançada de forma rápida e eficiente. Até esse momento, a necessidade de conferências online aumentou rapidamente pois havia a necessidade de estar em constante comunicação com os colaboradores que estavam em casa, mas os funcionários do lado do escritório não conseguiam assegurar facilmente as salas de reunião, e muitos participavam nas reuniões de Teams utilizando os seus próprios PCs com auscultadores. Como resultado, havia uma frequente insatisfação com a qualidade de voz, bem como preocupações com as limitações de largura de banda causadas por múltiplas pessoas que participavam em conferências online através de ligações Wi-Fi; como consequência, tornou-se necessário melhorar o ambiente para conferências online de pequena escala.

Desta forma, a Sagawa Express decidiu reduzir drasticamente o número espaços de trabalho livres na sua sede em Tóquio, que estavam a ser menos utilizados, uma vez que muitos empregados estavam agora a trabalhar a partir de casa, e, em vez disso, instalou cabines de reunião em estilo aberto rodeadas por divisórias no espaço que ficou livre. Em Novembro de 2020, ao organizar as cabines feitas à medida com paredes de vidro e portas de correr à volta do 3º e 4º andares do escritório, a empresa criou um ambiente onde os empregados podiam falar com paz de espírito, eliminando ao mesmo tempoos sentimentos de desconforto, tanto quanto possível. Nessa altura, foram instalados em cada cabine de reuniões os telefones com altifalantes YVC-330, capazes de lidar com conferências online de 4 a 6 pessoas, juntamente com um grande monitor, câmara fotográfica e um computador portátil dedicado. Apesar de considerar os modelos YVC-1000MS e CS-700 comprovados da Yamaha e altamente elogiados pela sua qualidade de voz - a tecnologia YVC-330 SoundCap, que permite uma comunicação de voz sem constrangimentos em espaços abertos ruidosos, foi introduzida na expectativa de que seria eficaz para cabines de reunião com a secção superior aberta. Para além das 22 cabines de reunião recentemente criadas na sede em Tóquio, um total de 40 unidades de YVC-330 foram instaladas em salas de reunião em 18 filiais com necessidades de comunicação frequentes.

Há uma razão pela qual foi introduzido um grande número de YVC-330 ao mesmo tempo que também foram adquiridos os YVC-1000MS/CS-700 em Janeiro de 2019. Anteriormente, o equipamento necessário para conferências online, tais como telefones com alta voz, era trazido para cada sala de reuniões para ser instalado e montado, mas isto envolvia muitas dificuldades na resolução de problemas e na gestão do empréstimo de equipamento, e à medida que a frequência das conferências online aumentava, a empresa enfrentava problemas de escassez de equipamento. Ao instalar e ligar um grande monitor, câmara, computador portátil dedicado com software de conferência online, e altifalantes em cada sala de reuniões, os utilizadores podem iniciar imediatamente a conferência online, ligando apenas a alimentação, e a Divisão de Planeamento de TI fica liberta da gestão, instalação e configuração do equipamento emprestado, o que melhora a produtividade de toda a empresa. A empresa ficou agora bem preparada para as necessidades cada vez maiores das conferências online.