Trabalhar a partir de casa #Teletrabalho .3

Porque será que comunicamos com Sistemas de videoconferência? Será que é porque oferecem pistas visuais que só podem ser detetadas durante conversas em que vemos a pessoa? Talvez seja a conveniência de conversar com pessoas que estão no outro lado do mundo, sem viajar? Independentemente da razão, as comunicações remotas são cada vez mais populares no mundo do trabalho.

Neste guia, partilhamos 7 benefícios fundamentais das videoconferências que têm um enorme impacto nas relações empresariais e na produtividade em geral. Acreditamos que este guia vos vai ajudar a perceber o porquê de o vídeo ser tão importante para uma comunicação eficiente e como pode ser uma excelente ferramenta de organização.

Um sistema de videoconferência facilita a criação de reuniões onde toda a equipa está envolvida. A possibilidade de criar uma conversa com múltiplas pessoas, independentemente da sua localização, é uma excelente forma de juntar equipas e criar uma ligação mais profunda.

A confiança desenvolve-se mais rapidamente numa videoconferência do que numa chamada unicamente em áudio. Quando se conhece alguém cara-a-cara, consegue-se ver o seu sorriso e reagir à sua linguagem corporal, consegue-se perceber a pessoa a um nível muito mais profundo. Fica-se mais descansado quando se vê a reação do outro lado, tornando a interação muito menos artificial. Em resumo, a videoconferência atribui uma cara (e uma voz) a um nome.

Os humanos são melhores a reter informação visual em comparação com informação auditiva. Estudos indicam que apenas 7% da comunicação é verbal (por exemplo, o conteúdo das nossas palavras), enquanto que a inflexão vocal ocupa 38%, e sinais não verbais 55%. Através de videoconferência, podemos ver a linguagem visual, gestos, expressões faciais e muito mais.

Juntar vídeo a uma chamada em conferência também pode ajudar a aumentar a produtividade. Este estilo de conversa, mais humano, pode afastar os participantes de distrações que acontecem frequentemente durante uma chamada unicamente em áudio, como por exemplo espreitar os emails... Com vídeo, vêm ao cimo as regras de etiqueta, tendemos a manter contacto visual com a outra parte e, consequentemente, aumentamos o foco na conversa, ficando mais atento às necessidades imediatas dos outros.

Juntar toda a tua equipa pessoalmente pode ser um processo muito dispendioso para a organização. Organizar uma conferência presencial poderá incluir voos, alojamento e muitas outras despesas. Além disso, os colaboradores também abandonam as suas atividades do dia-a-dia durante um período de tempo. A videoconferência permite a união das equipas de forma fácil e com bastante frequência. Graças à tecnologia atual, a videoconferência é praticamente tão natural como a comunicação cara-a-cara.

Os mais recentes Sistemas de Videoconferência oferecem funcionalidades adicionais que um telemóvel simplesmente não consegue igualar. Partilhar slides, criar sondagens e colaborar em tempo-real num documento são apenas algumas das ferramentas mais comuns providenciadas por softwares de videoconferência. Estes complementos criam uma conversa mais natural e permitem maior interação entre os participantes.

Tal como mencionámos anteriormente, a videoconferência economiza o tempo que normalmente se utilizava para agendar reuniões e viagens. Com a flexibilidade e a facilidade das videoconferências, pode-se avançar com reuniões improvisadas quando as duas partes iniciarem sessão no seu software de conferência. O que permite ir direto ao assunto, sem as formalidades que ocupam os primeiros 10-15 minutos de uma conferência “oficial” pré-agendada. Quando estão todos em sintonia, o foco está na partilha de ideias, na solução de problemas e em evitar o desperdício de tempo.